鄭州市——高校檔案館，這是我們在河南做的一個項目，拿出來講講分區(qū)前后的差別，給同類單位參考。

這所**的館藏可以分成四類，文書、會計、教學(xué)、人事。改造前的狀態(tài)是四類混排，沿用一個大的開間，架子按老辦法密集排列。問題很快就出來了。會計檔案的使用頻率高，幾乎每周都有人來調(diào)，但存的位置靠里，每次調(diào)卷都要把外面幾列推開。教學(xué)檔案體量大但季節(jié)性強(qiáng)，平時動得少，卻占著方便拿的位置。這就是典型的把低頻率的資源和低效率的位置在空間上錯配了。

我們做分區(qū)的方法不復(fù)雜，就是把頻率和位置對應(yīng)起來。高頻次靠通道、靠出入口，低頻次放里面；體量大的往高層走，但不超單層額定承重不** 80 公斤的公開底線；特殊介質(zhì)單獨設(shè)區(qū)，因為它對溫濕度的要求和其他紙質(zhì)檔案不一樣，具體條款建議讀者查閱官方原文核實。四類檔案分別配置，后勤的會計和人事靠外側(cè)，教學(xué)放中間，文書因為要長期保存，放在環(huán)境**穩(wěn)定的深處。

分區(qū)之后做設(shè)備。這個項目用的是智能密集架，電機(jī)驅(qū)動自動開架配觸屏人機(jī)交互，權(quán)限分級加操作日志審計，**里不同科室的人只能開自己對應(yīng)區(qū)域的架體，誰在什么時候開過哪一列，后臺記得很清楚。這一點對高校很實際，因為檔案館和各個院系之間有交接關(guān)系，責(zé)任邊界清楚，工作就好開展。

盤點環(huán)節(jié)用了 RFID。以前一次全面盤點要動用好幾個人，前后花上不少時間，現(xiàn)在批量秒級盤點把這件事變成日常動作，而不是年末的大工程。這里有個細(xì)節(jié)，標(biāo)簽貼的位置和讀寫天線的角度需要現(xiàn)場調(diào)，剛開始我們裝完就走，結(jié)果部分架體讀到率不理想，后來把這個環(huán)節(jié)固定成必須現(xiàn)場標(biāo)定、當(dāng)場驗證。這是我們踩過的坑，后來成了項目流程的一部分。

環(huán)境方面。鄭州秋冬風(fēng)沙大，庫房的門窗密封和防塵要在施工階段一次做到位。十防系統(tǒng)里的防塵、防潮、防火都得配齊，恒濕凈化一體機(jī)負(fù)責(zé)把濕度穩(wěn)定在 45% ** 60% 區(qū)間，溫度控制在 14 ** 24 攝氏度。風(fēng)沙季的另一個影響是室外引入新風(fēng)的過濾負(fù)荷增加，我們把進(jìn)風(fēng)口前置過濾的更換周期縮短，并在管理上做了記錄。

回頭看，這個項目**的收獲不是裝了多少設(shè)備，而是把四類檔案的屬性和庫房空間的關(guān)系理順了。行業(yè)里有人以為智能改造就是換一批電動架子，其實排序和分區(qū)做對了，效率的提升比換設(shè)備本身更直接。

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